À une époque où tous les documents (y compris les factures) sont désormais en mode électronique et numérique, conserver les reçus des anciennes factures devient fastidieux, mais pas pour autant inutile, car il n’est pas rare que les compagnies d’électricité, d’eau et de gaz exigent le paiement de montants déjà payés. La réception du paiement est donc suffisante pour contrer toute demande illégale. Mais pendant combien de temps les factures doivent-elles être payées? Combien d’années doit-on occuper les dossiers à domicile avec de la paperasse?
Après tout, ce qu’on doit conserver, c’est le reçu du paiement, et non pas tant la facture: seule la première est en fait une preuve de l’exécution, tandis que la seconde est un document nécessaire à l’utilisateur pour vérifier la consommation. Par souci de commodité et pour reconstituer l’arriéré, on agrafe la preuve de paiement à la facture à laquelle elle se rapporte. Mais rien n’empêche le fournisseur d’imputer les paiements sur les factures les plus anciennes lorsqu’il est confronté à une dette plus élevée, à moins que le client n’en décide autrement.
Mais voici en détail, combien de temps les factures payées doivent être conservées. Les délais diffèrent selon le type d’utilisateur.
POURQUOI CONSERVER LES FACTURES
La conservation des anciens reçus de paiement de factures permet d’éviter que le paiement du montant dû ne doive être effectué une seconde fois en cas de réclamation d’arriérés. En fait, c’est toujours au débiteur de prouver l’exécution et, dans le cas des factures, cette preuve ne peut être que documentaire. Par conséquent, quiconque ne conserve pas le reçu du paiement à opposer avant la demande du fournisseur est considéré comme étant en retard de paiement.
La conservation des factures payées ne doit cependant pas être éternelle: l’utilisateur ne doit en effet conserver les reçus que jusqu’à la formation de la « prescription », c’est-à-dire la période après laquelle le fournisseur ne peut plus demander de paiement. Une fois le délai de prescription écoulé, toute demande de paiement, qu’elle soit légitime ou non, est sans fondement ; à ce stade, même ceux qui n’ont pas payé leur dû peuvent dormir sur leurs deux oreilles.
La question de savoir combien de temps on doit conserver ses factures équivaut donc à répondre à une autre question, à savoir: quel est le délai de prescription des factures?
AVEC LA DOMICILIATION BANCAIRE, DOIT-ON CONSERVER LES FACTURES PAYÉES?
Lorsqu’on opte pour la domiciliation bancaire, on peut éviter de devoir conserver vos factures et reçus, car on peut savoir comment ils ont été payés grâce à son propre relevé de compte bancaire ou postal.
REMARQUE: Il n’est pas nécessaire d’imprimer et de conserver les relevés de compte car la banque est toujours obligée, à tout moment, de reconstituer la situation comptable de votre client, en lui fournissant la liste des mouvements sur le compte.
RAPPEL: Ce n’est qu’en cas de résiliation du compte courant (peut-être à la suite de l’ouverture d’un compte auprès d’une autre banque) qu’il sera nécessaire d’imprimer les relevés et de les conserver dans un dossier.
FACTURES DE COURANT
Depuis le 2 mars 2018, le délai de prescription des factures d’électricité est passé de 5 ans à 2 ans. Cela signifie que:
– les factures d’électricité payées jusqu’au 1.03.2018 doivent être conservées pendant cinq ans ;
– les factures d’électricité payées à partir du 2.03.2018 ne doivent être conservées que pendant deux ans.
REMARQUE: Toutefois si, dans ce délai, on reçoit une lettre recommandée demandant expressément le paiement des arriérés, le délai de prescription est interrompu et recommence à courir pour une période égale (c’est-à-dire 5 ou 2 ans de plus).
RAPPEL: A bien y voir, on constate que les factures d’électricité contiennent désormais aussi la partie relative à la redevance de la Rai. La question se complique car la taxe sur les téléviseurs a un délai de prescription beaucoup plus long: 10 ans. Par conséquent, toute personne souhaitant prouver qu’elle a payé la redevance de télévision à l’État doit conserver les factures d’électricité pendant une décennie.
FACTURES DE GAZ
Depuis le 2 janvier 2019, le délai de prescription des factures de gaz est également passé de 5 ans à 2 ans. Cela signifie que:
– les factures de gaz payées jusqu’au 1.01.2019 doivent être conservées pendant cinq ans ;
– les factures de gaz payées à partir du 2.01.2019 doivent être conservées pendant deux ans.
REMARQUE: Le délai de prescription est interrompu et recommence à courir chaque fois qu’on reçoit une lettre recommandée de mise en demeure.
FACTURES D’EAU
Depuis le 2 janvier 2020, le délai de prescription pour les factures d’eau est passé de 5 ans à 2 ans. Cela signifie que:
– les factures d’eau payées jusqu’au 1.01.2020 doivent être conservées pendant cinq ans ;
– les factures d’eau payées à partir du 2.01.2020 doivent être conservées pendant deux ans.
REMARQUE: Le délai de prescription est interrompu et recommence à courir chaque fois qu’on reçoit une lettre recommandée de mise en demeure.
FACTURES DE TÉLÉPHONE
Pour les dettes envers les compagnies de téléphone, le délai de prescription est de 5 ans. Par conséquent, les factures correspondantes doivent être conservées pendant 5 ans.
COMMUNIQUÉ CONTENU DANS LES FACTURES
Il se peut que, sur une facture, soit écrite la mention « Merci, les paiements précédents sont réguliers« . Il s’agit d’une déclaration du créancier selon laquelle l’utilisateur est entièrement libéré.
À ce jour, il n’existe aucun précédent juridique qui établisse la valeur de cette déclaration. En général, les dispositions du Code civil stipulent que la renonciation signée par le créancier libère le débiteur de toutes ses obligations. Dans ce cas, il est vrai qu’il n’y a pas de signature sur les factures, mais il est indéniable qu’elles proviennent de la société fournisseur. A bien y voir, on pourrait donc utiliser cette circonstance pour se débarrasser d’avance d’une bonne partie de la paperasse.
PROPRIÉTÉ, LOYER ET PAIEMENTS HYPOTHÉCAIRES
Doivent également être conservés pendant 2 ans au maximum (car il y a prescription) les reçus de paiement des:
– frais de copropriété liés aux actions ordinaires ;
– loyers;
– versements hypothécaires.
